Jak prowadzić negocjacje? Co to są negocjacje i co je utrudnia?

Jak prowadzić negocjacje? Co to są negocjacje i co je utrudnia?

Co to są negocjacje?

Negocjacje są umiejętnością pożądaną w każdym aspekcie życia. Negocjacja to proces bardzo złożony oraz trudny. Niesłychanie łatwo jest popełnić błąd, który może nas jako negocjatora, bądź osoby przez nas reprezentowane sporo kosztować. Czy to jednak znaczy, że należy obawiać się tego procesu? Omijać szerokim łukiem? Zostawić to jedynie grupce specjalistów? Oczywiście, że nie. Każdy z nas może stać się owym ekspertem. Pierwszy krok już za tobą, zdobywasz wiedzę!

Co utrudnia negocjacje?

Na samym wstępie, chciałbym zaznaczyć, że mówiąc o negocjacjach mamy na myśli sztukę rozmów, prowadzącą do obustronnej korzyści. W praktyce, częściej możemy się spotkać z „negocjatorami” dążącymi do osiągnięcia jedynie swoich celów, nie zważając na interes drugiej strony, mimo sukcesów nie czyni ich to mistrzami godnymi naśladowania. Właśnie dlatego, że poprawnie przeprowadzone rozmowy są często trudne do zrealizowania i wymagają dużych umiejętności, negocjacje nazywane są sztuką.

Jednym z najpoważniejszych i najpopularniejszych błędów jakie występują w procesie negocjacyjnym jest brak przygotowania. Tutaj nie ma znaczenia, czy zaczynasz swoją przygodę z negocjacją, czy czujesz się ekspertem, odpowiednie przygotowanie jest kluczem do sukcesu. Musisz wiedzieć czego oczekujesz, co możesz zaakceptować ale również musisz wiedzieć to samo o swoim kontrpartnerze. Mając świadomość tego, co próbuje osiągnąć twój rozmówca, jesteś w stanie poprowadzić rozmowę tak, abyście wszyscy wyszli zadowoleni. Poświęć odpowiednią ilość czasu na przestudiowanie sytuacji. Myślę, że warto przygotować kilka różnych scenariuszy, nigdy nie wiesz co wydarzy się podczas rozmów.

Mimo dokładnego przygotowania, zaplanowania przebiegu negocjacji, zawsze słuchaj aktywnie drugiej strony. Mając na myśli umiejętności negocjacyjne, mówimy właśnie o aktywnym słuchaniu. Nawet naturalny talent, nie powinien być pretekstem do zaniechania przygotowania. Natomiast, gdy słowa wymówione przez rozmówcę docierają do Twoich uszu, a nie rozbijają się jak o ścianę, daje Ci to niezliczone możliwości. Słuchając i odpowiednio reagując na argumenty drugiej strony możesz diametralnie zmienić przebieg rozmów.

Błędy i niedociągnięcia tej sztuki można by było wymieniać jeszcze długo. Osobiście uważam, że praktyka uczy nas najwięcej. Oczywiście połączona z refleksją i analizą błędów. Po następnych negocjacjach, usiądź w samotności i przemyśl. Co zrobiłeś dobrze, źle, a co niepotrzebne? Oraz zastanów się „Co można było zrobić lepiej i jak to poprawić?”. Oczywiście, zdarzają się również sytuacje w których próba negocjacji była błędem. No, chyba że potraktujemy je jako naukę..

 

Kiedy nie negocjować?

Jako osoba decyzyjna w procesie negocjacyjnym musisz wykształcić w sobie umiejętność oceniania swoich rozmówców, mam na myśli szczególnie ocenę czy można ufać osobie bądź osobom z którymi będziesz prowadzić rozmowę. Nieocenionym atutem będzie rozpoznawanie, kiedy ktoś jest z tobą szczery albo kiedy coś ukrywa. Jeśli  osoba, bądź przedsiębiorstwo swoimi działaniami budzą wątpliwości moralne lub etyczne, NIE podejmuj negocjacji. Również, jeśli nie dysponujesz zaufaniem do drugiej strony, oszczędź sobie trudu prowadzenia rozmów. Ty, twoje przedsiębiorstwo jesteście postrzegani przez pryzmat swoich działań, jedna niewłaściwa sytuacja, może zostawić piętno na długo.

Na przykład, podąłeś negocjacje z szemraną spółką która nie ma zaufania wśród partnerów biznesowych z twojego kręgu. Twoim zamiarem nie była dłuższa współpraca, powiedzmy, że nie miałeś zamiarów w stosunku do tej spółki. Natomiast informacja o tym, że próbujesz współpracować z niemoralnym przedsiębiorstwem roznosi się między twoich potencjalnych partnerów biznesowych i nie chcą oni z tobą współpracować. Przykład bardzo uproszczony i przekoloryzowany, natomiast świetnie obrazujący wpływ jaki ma informacja w obiegu oraz nastawienie konkurentów.

Proces negocjacyjny powinien być rozpoczynany w momencie, gdy jesteś przygotowany i masz opracowany plan działania. Błędem jest przystępowanie do rozmów w czasie, gdy nie masz kompetencji do podejmowania decyzji. Zmarnujesz czas swój i swojego rozmówcy. A kolejne rozmowy i tak trzeba będzie zacząć od początku, bez względu jak wstępne negocjacje się zakończyły.

Jednym z oczywistych powodów dla których nie powinieneś przystępować do negocjacji jest lepsza oferta dostępna na rynku – jeden z najprostszych i najlepszych powodów, prawda? Drugim intuicyjnym takim powodem jest moment, gdy obie strony zgadzają się na warunki umowy. Jeśli przed przystąpieniem do rozmów obie strony zgadzają się na warunki, po co negocjować?

Nie wszystkie powody aby unikać negocjacji musza być złożone. Czasami te najprostsze rozwiązania są tymi najlepszymi. Co nie oznacza oczywiście, że należy poprzestać na tym co się wie i nie dążyć do rozwoju i pozyskania nowej wiedzy i umiejętności.

 

Co sądzisz o negocjacjach?

Chciałbym zadać tobie Drogi Czytelniku pytanie. Czy doświadczenie i umiejętności negocjacji uprawniają negocjatora na zlekceważenie i zaniechanie przygotowania? Jeżeli tak się tak się stanie, można go nazwać „Umiejętnym negocjatorem”?

Chętnie poznamy Twoją opinię na ten temat, jeśli masz pytania, chciałbyś abyśmy stworzyli artykuł na interesujący cię temat, odwiedź nas na naszym fanpage i daj nam znać!

Grzegorz